Optimaal functionerende organisatie

Typeer ‘optimaal’ in termen van planning

Een ambitieus ziekenhuis wilde bestendig zijn voor de toekomst. De strategische richting van het ziekenhuis was bepaald. Ze wilden deze vertalen naar beleid, principes, processen en in een nieuw Ziekenhuis Informatie Systeem (ZIS). Integrale capaciteitsplanning was daarbij een kernbegrip, omdat er in een optimaal functionerende ziekenhuisorganisatie sprake is van rust, ritme en efficiency.

Maar wat betekent ‘optimaal’ nu in deze context? En hoe vertaalt zich dat naar principes voor integrale capaciteitsplanning? De systeemimplementatie naderde. Het ziekenhuis vroeg Vintura om gezamenlijk het antwoord te vinden op de vraag: “Wat betekent een optimaal functionerende organisatie?”.

Multidisciplinaire dialoog

Vintura stelde een multidisciplinair team samen en organiseerde een workshop om de belangrijkste elementen in het licht van de nieuwe strategische richting te bespreken: planningshorizon, planningscyclus en type plan. ‘Optimaal’ wordt namelijk geheel gedefinieerd door de doelen die je als organisatie wilt bereiken.

Omdat de workshop werd bijgewoond door mensen uit verschillende expertisegebieden, was er geen gebrek aan creativiteit en werden er mooie resultaten geboekt. Een van de resultaten was dat we tot een gemeenschappelijk beeld kwamen over wat capaciteitsplanning is en hoe het kan helpen de organisatiedoelen te halen. Een ander resultaat was een set van nieuwe planningsprincipes die voor het hele ziekenhuis gaan gelden.

Ook werd er een belangrijke afweging gemaakt met betrekking tot optimalisatie van de beschikbare middelen. Men laat de kwaliteit van het zorgpad (een ononderbroken en duidelijk proces voor de patiënten) zwaarder wegen dan pure efficiency (bijvoorbeeld het maximaal benutten van OK’s). De algemene planningsprincipes zijn doorvertaald naar uitgangspunten en gevolgen per afdeling (kliniek, OK, IC, POS, Poli, functies, etc.). In een tweede workshop vroegen we dezelfde groep om alle voorstellen te bespreken en te verbeteren.

Een nieuw integraal raamwerk voor planning

In een kleine drie weken was Vintura in staat om dit ambitieuze ziekenhuis te helpen met het begrijpen en invullen van ‘optimale’ capaciteitsplanning.
Er is een aantal mooie resultaten geboekt:

  • Inzicht en begrip in de uitdagingen en behoeften van de andere disciplines.
  • Een set planningsprincipes die toepasbaar zijn op de hele organisatie.
  • De eerste vertalingsslag van planningsprincipes naar beleid en regels per afdeling.
  • Een duidelijke leidraad voor de implementatie van het nieuwe Ziekenhuis Informatie Systeem.
  • En, veel belangrijker, een stap in de richting van een ‘optimaal’ bediende patiënt.

De uitkomsten van de workshop zijn vertaald naar een formeel raamwerk dat is erkend door de Raad van Bestuur en de maatschap. Het ziekenhuis is nu zelf bezig om dit raamwerk te implementeren.