Er verschijnt een app-bericht van Rob van der Kolk op mijn telefoon;“Ik ben gevraagd de landelijke inkoop beschermingsmiddelen op te zetten. Ben je eventueel beschikbaar om te helpen?” En zo begon 19 maart 2020 voor mij…
6,5 jaar geleden ontmoetten we elkaar voor het eerst toen ik als net afgestudeerde basisarts mijn eerste management trainee-opdracht aannam bij hem als toenmalige divisiedirecteur Inkoop in het AMC .
Opnieuw gingen we samenwerken voor dezelfde zorgsector met eenzelfde “onwetendheid” waar ik precies aan zou beginnen, maar dit keer met grote urgentie: schaarste aan beschermingsmiddelen voor onze zorgverleners oplossen.
Zorgverleners, waaronder mijn vrienden, familie, oud-studiegenoten en -opleiders, oud-collega’s en klanten, die allemaal meewerken in de strijd tegen de coronapandemie.
Dus natuurlijk wilde ik bijdragen aan het opzetten van het Landelijk Consortium Hulpmiddelen (LCH)!
Mij werd in eerste instantie gevraagd alle binnenkomende leads voor de snelle handel (trade) te coördineren. De voorraden persoonlijke beschermingsmiddelen raakten op, dus er moest snel geleverd worden, maar wel door betrouwbare partijen met artikelen van de juiste kwaliteit en prijs. Alleen een goede filterstructuur en een team van ervaren traders opzetten bleek niet afdoende. De teller van de landelijke inbox liep razendsnel op, met mails van zeer bekende en onbekende mensen, met mogelijk relevante aanbiedingen en een enorme berg spam. Hier moest snel op geacteerd worden.
Daarom stelde ik voor om team Inbox op te richten. Binnen een aantal uren regelden we mankracht om de inbox te beheren: hulptroepen in de vorm van geneeskundestudenten, co-assistenten en managementtrainees uit Amsterdam UMC. Plus extra denkkracht van een aantal Vintura collega’s voor een snelle, goede opstart. Het team breidde zich snel uit van 6 naar 11, naar 24, naar 30+ mensen in de eerste paar dagen. We gingen van startup naar scale-up met een zelfsturend team met duidelijke rollen en werkprocessen die werkten. Ik heb verandering en verbetering vanaf dag 1 geïntroduceerd als het “normaal”. En de aangebrachte structurering ging allesbehalve ten koste van de flexibiliteit én het plezier. Mijn rol als teamlead hebben we snel overbodig kunnen maken door de pro-activiteit, drive en open mind-set van dit team. Het dreamteam van elke consultant. Elke dag was het weer samen experimenteren om een stap verder te komen en dat deden we sámen.
Dat was ook nodig gezien de hoge druk. Door op de eerste dagen te investeren in extra denkdracht om vanuit rust goede structuren uit te zetten, wisten we deze groei in goede banen te leiden in een kwestie van dagen. Iets wat normaal weken of maanden zou duren, bereikten we nu in dagen. Vanuit een andere rol binnen het LCH (PMO), heb ik met trots de verdere (persoonlijke) groei van het team mogen volgen. Het team bouwde verder uit om belangrijke schakels met de rest van de organisatie te vormen.
In mijn rol van PMO (Project Management Office) mocht ik in de eerste 8 weken van LCH op verschillende plekken bijdragen aan het opbouwen en stabiliseren van de organisatie. Van alles is en zal er worden geschreven en gezegd over het LCH, over de grote successen die behaald zijn en (vooral) over de imperfecties.
Deze blog schrijf ik echter vanuit mijn persoonlijke ervaring. Namelijk dat hier een unieke samenwerking tot stand is gekomen. Een bundeling van kennis, expertise en relaties vanuit publieke en private instellingen om één gezamenlijke missie te bereiken: op tijd voldoende beschermingsmiddelen bij onze zorgverleners krijgen.
Dat is gelukt. Over land, over zee en via de lucht. En er is ook een voorraad opgebouwd. Mensen binnen het LCH zijn trots op deze gezamenlijke prestatie maar bovenal zijn we, en ben ik, trots om onderdeel te mogen zijn van deze krachtige samenwerking. Partijen die normaal tegenover elkaar staan zaten nu schouder aan schouder (figuurlijk dan), dag en nacht, samen in de strijd tegen COVID-19.
De term “vitale functies” heeft voor mij met deze pandemie een nieuwe lading gekregen. Een van de belangrijkste lessen die ik persoonlijk geleerd heb uit deze ervaring is dat een doel bereiken ook vitale functies kent. Met mijn medische achtergrond zag ik al snel de lijn met het menselijk lichaam:
- Hoofd: het waarom en hoe, en het hoofd koel houden bij druk
- Hart: de drive vanuit persoonlijke passies en een gezamenlijk urgentiegevoel, en de menselijke maat
- Handen: het doen en komen tot concreet resultaat
Ook in mijn dagelijkse projecten zie ik soms een gebrek aan een van deze onderdelen. Dan blijft het bij een enthousiast idee zonder uitvoering. Acties zonder duidelijk doel of route. Of een urgentie zonder resultaat.
Vanuit de missie van LCH neem ik deze les mee binnen de Vintura missie:
Creating impact in healthcare together.
