Locatie-optimalisatie: langer uitstellen kost geld én kwaliteit

Veel ziekenhuizen merken dat ze financieel alle zeilen bij moeten zetten. Met enerzijds de stijgende zorgvraag en anderzijds de scherpe inkoop (inclusief volumeplafonds!) door zorgverzekeraars, kan de marge in veel ziekenhuizen gevaarlijk dun of zelfs negatief worden.

Voor ziekenhuizen met meer dan één locatie, is locatie-optimalisatie een goede mogelijkheid om het financiële resultaat te verbeteren en tegelijkertijd een kans om zorg duurzaam veilig(er) en patiëntvriendelijk(er) te maken. Als het tenminste doordacht wordt gedaan.

Verbetermogelijkheden door locatie-optimalisatie

De kerngedachte bij het optimaliseren van locaties is (in economentaal): maximaal benutten van schaalvoordelen en specialisatievoordelen. Heel praktisch: ervoor zorgen dat (dure) capaciteit maximaal wordt benut en ervoor zorgen dat kwaliteit, veiligheid en doelmatigheid worden vergroot door gelijksoortige activiteiten dicht bij elkaar te laten plaats vinden. Hoe doe je dat? Hiervoor zijn diverse mogelijkheden.

Eenduidig profiel per locatie definiëren

Een strategische insteek begint met het definiëren van eenduidige(r) profielen per locatie. Een veel gebruikte methode betreft differentiëren op basis van complexiteit van zorg: een locatie voor hoog-complexe zorg en daarnaast hoog volume/laag-complexe locatie(s). Verder kan gekozen worden voor specifieke profilering rond een aantal specialismen of ziektebeelden op een locatie. Door vervolgens de locaties in te richten naar de gekozen profielen, kunnen bijvoorbeeld OK’s worden gebruikt voor het type operaties waarvoor ze bedoeld zijn en zowel personele als beddencapaciteit optimaal benut. Dat betekent lagere kosten en gemiddeld hogere kwaliteit.

Beschikbaarheidsfuncties ontdubbelen

Wanneer er sterk onderscheidende, eenduidige profielen zijn gedefinieerd, is er de mogelijkheid om (met name) beschikbaarheidsfuncties zoals SEH of IC te ontdubbelen. Vaak zien we dat deze – minimaal op één van de locaties – matig tot slecht bezet zijn. Concentratie is qua kosten veel gunstiger, maar voorkomt ook problemen met kwaliteit of veiligheid door onderbezetting. Uiteraard moeten effecten voor patiënten (verantwoorde aanrijtijd) hierbij goed in ogenschouw genomen worden.

Openingstijden optimaliseren

Een derde punt betreft de openingstijden. Door in de avonden en/of weekenden één van de locaties te sluiten, stijgt de gemiddelde bezetting van de geopende locaties enorm. Uiteraard vereist dit de nodige aanpassingen in roosters en OK-schema’s, maar het loont eigenlijk altijd. Zowel voor medewerkers als patiënten is een goed bezet ziekenhuis veiliger en beter dan een situatie van marginale bezetting op alle onderdelen.

Minder vierkante meters gebruiken

Een drastischer mogelijkheid is het verminderen van vierkante meters door volledige sluiting van een bestaande locatie, verhuizing naar een kleiner pand of een deel van het bestaande pand een andere bestemming te geven. Zeker in combinatie met invoering van e-health is hier veel te winnen. Reductie van vierkante meters is meest aantrekkelijk als ingrijpend onderhoud of renovatie van het huidige pand noodzakelijk is. Kleiner betekent dan veelal direct een besparing op investeringen.

Genuanceerde bezwaren

Vintura heeft afgelopen twee jaar diverse ziekenhuizen geholpen bij het optimaliseren van hun locaties. Telkens waren dit ziekenhuizen die ontstaan waren uit een fusie, waarbij om uiteenlopende redenen veel van de oude situatie in tact was gelaten. In deze trajecten zijn we gestuit op verschillende bezwaren: soms terecht, maar deels zeer zeker niet.

Verlies van adherentie voor toename reistijd

Eén consequentie van locatie-optimalisatie is het verplaatsen van de activiteiten. Een zorgpunt hierbij is mogelijk verlies van adherentie door toename van reistijden van patiënten. Bij nadere analyse van de reisafstand per patiënt (naar de bestaande en de overwogen locatie), bleken er grote verschillen per specialisme. Waar sommige specialismen vooral lokale patiënten bedienen (waarvoor verplaatsing inderdaad ongunstig is), bleken andere specialismen een ruim adherentiegebied te hebben, met slechts een zeer beperkte impact van mogelijke verplaatsing. Ook is het zinvol differentiatie aan te brengen in type aandoening: een poli voor chronische aandoeningen behouden kan veel reistijd besparen, terwijl dat voor eenmalige ingrepen veel minder zwaar weegt.

Angst voor sluiten van locatie

Er wordt soms wat zwart-wit gedacht bij het onderwerp locatie-optimalisatie. De bezwaren liggen dan vooral bij het volledig sluiten van een locatie. Oplossingen zijn vaak genuanceerder omdat allerlei varianten mogelijk zijn in de openingstijden. Weekend- of avondsluiting kan al veel opleveren, evenals het verplaatsen van een deel van de zorg (specialismen, type werkzaamheden). Zo heeft één van de ziekenhuizen die we ondersteund hebben miljoenen aan investeringen kunnen besparen door een locatie te transformeren naar dagziekenhuis met voornamelijk poli’s. Ook is ons gebleken dat het verhuizen naar een ander pand verrassend gunstig kan zijn, omdat het huidige pand toch is ingericht (qua opzet en omvang) op een ziekenhuisprofiel van 30 jaar geleden.

Zorgvuldige aanpak vereist

Locatie-optimalisatie mag dan financieel aantrekkelijk zijn, de eerlijkheid gebiedt te zeggen dat het een gevoelig onderwerp is, zowel voor medewerkers als belanghebbenden in de regio. Een zorgvuldige aanpak is daarom hard nodig.

Draagvlak creëren

Een zorgvuldige aanpak start met het creëren en behouden van draagvlak door cruciale belanghebbenden vroeg te betrekken. Dit geldt niet alleen voor patiënten (b.v. via cliëntenraad), medische staf (in project stuurgroep), zorg(ondersteunend)personeel, maar ook lokale partijen die publieke beeldvorming beïnvloeden. Er kan veel begrip worden gewonnen met transparantie over voor- en nadelen van verschillende scenario’s, ondersteund door cijfers (“er komen 1-2 patiënten per nacht naar de SEH”).

Zorgen voor heldere besluitvorming

Met name voor interne besluitvorming en draagvlak is het waardevol gebleken om met RvB en MSB-bestuur heldere criteria voor besluitvorming op te stellen. Hoe gaan we verschillende scenario’s en (soms tegenstrijdige) belangen vergelijken en wegen om te komen tot een gedragen besluit? Heldere criteria helpen tevens om de uiteindelijke keuze uit te leggen aan verschillende belanghebbenden.

Scenario’s opstellen en beoordelen

Het werken met onderbouwde en doorgerekende scenario’s is ook een essentieel onderdeel van een zorgvuldige aanpak. Juist door alternatieve oplossingen naast elkaar te zetten, inclusief de feiten van de huidige situatie, kunnen breed gedragen keuzes gemaakt worden. Onenigheid ontstaat meestal niet door verschillende visies op wat goed is voor patiënten, maar door onjuiste beeldvorming over feitelijke situatie (hoeveel patiënten maken hier eigenlijk gebruik van?), de impact (wat is de gemiddelde toename in reistijd per patiënt per jaar?) en het bijbehorende prijskaartje.

Vroegtijdig en breed communiceren

En ja, laten we toch die open deur maar intrappen, omdat het zo hard nodig is en om te voorkomen dat achteraf geconcludeerd wordt dat er (toch) gebrek aan was. Communicatie. Onze ervaring is dat transparantie uiteindelijk altijd positief werkt. Zelfs communiceren dat er nog niet veel te melden is (en wanneer dan wel) kan al veel onrust voorkomen. Ook het communiceren van het proces dat gevolgd gaat worden lijkt op zichzelf geen interessant onderwerp, maar kan voorkomen dat partijen hun vertrouwen in de uitkomst bij voorbaat al verliezen. Wij hebben bijvoorbeeld ervaren dat gemeenten door transparante communicatie (en persoonlijke ontmoeting!) snel veranderden van sceptische verdedigers in constructieve meedenkers, die nieuwe, betere oplossingen hielpen mogelijk maken.

In het belang van patiënt, medewerker én premiebetaler

Hopelijk hebben we duidelijk gemaakt dat locatie-optimalisatie financieel de moeite waard is, maar ook dat – bij goed geconstrueerde scenario’s – de situatie voor patiënten en medewerkers er op vooruit gaat. Zeker wanneer vrijgekomen gelden kunnen worden ingezet voor verbetering, versterking en innovatie in het ziekenhuis. Daarmee past locatie-optimalisatie prachtig binnen het denken van Value-based healthcare: verbeteren van de zorg door toenemende specialisatie (van de locaties) en tegelijk de kosten substantieel verlagen. Elk ziekenhuis met meerdere locaties is aan zichzelf en de premiebetaler verplicht hier serieus naar te kijken. Een investering in toekomstbestendige zorg!

Wilt u weten wat locatie-optimalisatie voor uw ziekenhuis kan betekenen? Neemt u dan contact op met Aart Willem Saly of Ewoud Ravenshorst.

Delen